Empecemos, ¿qué es el compliance laboral?, en pocas palabras es el “cumplimiento normativo” que deben hacer los patrones en materia laboral en este país, sin importar en esencia, cuántos trabajadores tenga. Lo anterior, se realiza mediante una evaluación de riesgos, propiamente el cumplimiento normativo y la responsabilidad social inherente de la empresa. La primera de éstas implica establecer todo un programa en el que se establezca un diagnóstico (matriz de riesgos), resolución de problemáticas inmediatas en el que se establezca una coordinación de tareas y capacitación al personal para atender las contingencias urgentes, para después establecer la prevención de riesgos futuros y finalmente establecer un sistema de valuación y monitoreo de actividades, notificación de situaciones sospechosas o de riesgo a la administración y un seguimiento continuo. Es decir, esta última implica que el compliance requiere una adaptación gradual y de acuerdo a no solamente el cambio de la normatividad específica, sino a las necesidades cambiantes del mercado y del entorno, un ejemplo de ello fue la pandemia y la actual inseguridad que implica cambiar muchos de los protocolos previamente definidos.
El cumplimiento normativo, consiste en esencia en establecer un “traje a la medida”, en función de la actividad en la que se encuentra dicha empresa, es decir, si se trata de un restaurante toda la normatividad aplicable a ella como sería la licencia de funcionamiento, uso de suelo, autorización de anuncios si cuenta en su exterior, en caso de vender bebidas embriagantes su permiso respectivo, seguro de responsabilidad civil, si tiene estacionamiento propio la autorización respectiva, permiso de protección civil, sanitarias en la preparación de los alimentos y su personal, si utiliza algunas de las empresas de comida rápida el contrato inherente o en su caso si cuenta con servicio de reparto propio, los vehículos o motocicletas, sus placas, tarjeta de circulación, verificación, licencias vigentes de los operadores, seguro de vida etc.
Por otro lado, propiamente la normatividad laboral implica el cumplimiento de las obligaciones en materia laboral, seguridad social, procedimientos y controles internos definidos, prevención de riesgos y delitos sustentado todo y yo en una buena práctica interna. En ese sentido, pretendo simplemente establecer las obligaciones laborales inherentes previstas en la Ley Federal del Trabajo para los patrones y que cabe señalar que no son las únicas y que consisten en: 1) proporcionar oportunamente a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales necesarios para la ejecución del trabajo, debiendo darlos de buena calidad y en buen estado (contando con el comprobante respectivo), 2) proporcionar local seguro para la guarda de los instrumentos y útiles de trabajo pertenecientes al trabajador en su caso (contando con el comprobante respectivo), 3) mantener el número suficiente de asientos o sillas a disposición de los trabajadores, 4) expedir cada quince días, a solicitud de los trabajadores, una constancia escrita del número de días trabajados y del salario percibido (contando con el recibo respectivo), 5) expedir al trabajador que lo solicite o se separe de la empresa, dentro del término de tres días, una constancia escrita relativa a sus servicios (contando con el recibo respectivo), 6) poner en conocimiento del sindicato titular del contrato colectivo y de los trabajadores de la categoría inmediata inferior, los puestos de nueva creación, las vacantes definitivas y las temporales que deban cubrirse (contando con el recibo respectivo), 7) hacer por su cuenta, cuando empleen más de cien y menos de mil trabajadores, los gastos indispensables para sostener en forma decorosa los estudios técnicos, industriales o prácticos, en centros especiales, nacionales o extranjeros, de uno de sus trabajadores o de uno de los hijos de éstos, designado en atención a sus aptitudes, cualidades y dedicación, por los mismos trabajadores y el patrón. Cuando tengan a su servicio más de mil trabajadores deberán sostener tres becarios en las condiciones señaladas (contando con el recibo respectivo), 8) proporcionar capacitación y adiestramiento a sus trabajadores (contando con los planes y programas inherentes a ello), 9) cumplir con las disposiciones establecidas en el reglamento y las normas oficiales mexicanas en materia de seguridad, salud y medio ambiente de trabajo, a efecto de prevenir accidentes y enfermedades laborales (contando con los planes y programas inherentes a ello), 10) contar, en los centros de trabajo que tengan más de 50 trabajadores, con instalaciones adecuadas para el acceso y desarrollo de actividades de las personas con discapacidad, 11) fijar visiblemente y difundir en los lugares donde se preste el trabajo, las disposiciones conducentes de los reglamentos y las normas oficiales mexicanas en materia de seguridad, salud y medio ambiente de trabajo, así como el texto íntegro del o los contratos colectivos de trabajo que rijan en la empresa; asimismo, se deberá difundir a los trabajadores la información sobre los riesgos y peligros a los que están expuestos (contando con las evidencias respectivas); proporcionar a los sindicatos, si lo solicitan, un local que se encuentre desocupado para que instalen sus oficinas, cobrando la renta correspondiente. Si no existe local en las condiciones indicadas, se podrá emplear para ese fin cualquiera de los asignados para alojamiento de los trabajadores, 12) Hacer las deducciones que soliciten los sindicatos de las cuotas sindicales ordinarias (contando con el recibo respectivo), 13) hacer las deducciones de las cuotas para la constitución y fomento de sociedades cooperativas y de cajas de ahorro (contando con el recibo respectivo), 14) hacer las deducciones y pagos correspondientes a las pensiones alimenticias (contando con el recibo respectivo), 15) permitir la inspección y vigilancia que las autoridades del trabajo practiquen en su establecimiento, 16) hacer las deducciones de los descuentos en orden de prelación, primero al Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores y posterior a las otras instituciones (contando con el recibo respectivo), 17) afiliar al centro de trabajo al Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores (contando con los comprobantes respectivos), 18) proporcionar a las mujeres embarazadas la protección que establezcan los reglamentos, 19) otorgar permiso de paternidad de cinco días laborables con goce de sueldo, a los hombres trabajadores, por el nacimiento de sus hijos y de igual manera en el caso de la adopción de un infante, 20) participar en la integración y funcionamiento de las Comisiones que deban formarse en cada centro de trabajo, mismas que consisten en las siguientes: Comisión Mixta de Productividad, Capacitación y Adiestramiento, Comisión Mixta de Reparto de Utilidades, Comisión Mixta de Seguridad e Higiene, Comisión Mixta para la Elaboración del Cuadro General de Antigüedades, Comisión Mixta para la Elaboración del Reglamento Interior de Trabajo, Comisión Mixta para la Elaboración del Protocolo para prevenir la discriminación por razones de género y atención de casos de violencia y acoso u hostigamiento sexual, así como erradicar el trabajo forzoso e infantil, 21) otorgar permiso sin goce de sueldo a las y los trabajadores declarados desaparecidos que cuenten con Declaración Especial de Ausencia, 22) otorgar las facilidades conducentes a los trabajadores respecto de las licencias expedidas por el Instituto tratándose de menores con cáncer, 23) entregar a sus trabajadores de manera gratuita un ejemplar impreso del contrato colectivo de trabajo inicial o de su revisión dentro de los quince días siguientes a que dicho contrato sea depositado ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral (contando con el recibo respectivo), 24) implementar, en acuerdo con los trabajadores, un protocolo para prevenir la discriminación por razones de género y atención de casos de violencia y acoso u hostigamiento sexual, así como erradicar el trabajo forzoso e infantil, 25) fijar y difundir en los lugares de mayor afluencia del centro de trabajo el texto fiel de la convocatoria y demás documentos que le solicite el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral para el desarrollo del procedimiento de consulta previstos en Ley, que hacen referencia los artículos 390 Bis y 390 Ter (recabando la evidencia inherente), 26) fijar en los lugares de mayor afluencia del centro de trabajo la convocatoria que le solicite el sindicato cuando se consulte a los trabajadores el contenido del contrato colectivo de trabajo inicial o el convenio de revisión (recabando la evidencia inherente). De la misma manera el patrón debe contar con los siguientes documentos de sus trabajadores (as): Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato Ley aplicable; listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios; controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo; comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se refiere la Ley Federal del Trabajo, y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social.
Por cuanto hace a la normatividad de seguridad social implica afiliar y reportar todos los movimientos salariales inherentes a los trabajadores ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) e Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT). De forma general el incumplimiento a cualquiera de dichas obligaciones implica la posibilidad de multas a cargo de la autoridad laboral, de Seguridad Social, inclusive alguna responsabilidad penal inherente a ello.
Para ese efecto, los beneficios de su implementación son de forma general: 1) evitar sanciones penales por actividades consideradas como delitos en las leyes penales, 2) sanciones económicas impuestas por las autoridades por incumplimiento, 3) pérdida del patrimonio extravíos, mermas, gastos hormiga, fraudes etc. y en general la pérdida de la reputación de la empresa tanto en su interior como en su exterior.
Ahora usted ya sabe como patrón en que consiste el compliance laboral, sus beneficios y los riesgos inherentes de no implementarlo, nosotros le ayudamos.